Les entreprises ont l’obligation de conserver certains de leurs documents pendant un certain temps. Elles peuvent plus tard s’en servir comme preuve devant une administration ou auprès d’une structure judiciaire. Pour faire cette conservation, il y a deux options : l’archivage numérique et l’archivage physique. Si vous cherchez un moyen pour archiver parfaitement les documents de votre entreprise, découvrez les paramètres à considérer pour retenir l’option qui vous convient le plus.
Le choix de l’archivage physique pour archiver de façon traditionnelle
Vous pouvez avoir une préférence pour l’archivage physique qui est considéré comme la solution traditionnelle. Pendant longtemps, c’est cette façon de faire qui est mise en pratique par les entreprises. Il est bon de savoir qu’avant le 13 mars 2000, les documents physiques étaient les seuls à faire foi.
Quand on évoque l’archivage physique face à l’archivage numérique, il est question pour chaque entreprise de trouver la méthode qui lui sied le plus en fonction de ses besoins et de ses réalités organisationnelles et fonctionnelles. En ce qui concerne l’archivage physique, c’est une démarche qui vise à faire le tri des pièces à stocker, à classer et à ranger de manière à pouvoir les retrouver facilement en cas de nécessité. Après, il est possible de conserver les documents classés au sein de l’entreprise ou sur un site de conservation extérieur.
Les petites entreprises s’en sortent mieux quand elles font de l’archivage physique. Comme elles ont moins de papier à gérer, c’est plus facile pour elles de mettre en place leur processus d’archivage physique.
Le choix de l’archivage numérique pour mettre en pratique une solution moderne
Notez que les documents numériques ont, aujourd’hui, la même valeur que les documents papier. Il est ainsi possible d’archiver de façon numérique, en utilisant des supports digitaux. En privilégiant cette option, vous mettrez en pratique une solution d’archivage moderne. Cette démarche convient plus aux moyennes et grandes entreprises qui traitent des flux de documents plus importants. L’archivage numérique permet de faire un stockage à long terme des documents numériques sur un support sécurisé. Les avantages qui en découlent sont nombreux, notamment un gain de temps. Toutefois, cela nécessité la mise en place d’une bonne stratégie en amont. En outre, il est nécessaire de faire l’archivage en tenant compte de l’ensemble des normes à respecter. C’est pourquoi il est recommandé de solliciter les services d’un spécialiste pour que tout soit parfait.
Combinaison archivage numérique et archivage physique : une possibilité
Au lieu de choisir entre l’archivage numérique et l’archivage physique, il peut être plus intéressant d’opter pour les deux. Il est possible que ce soit une solution d’archivage mixte qui faciliterait la gestion des différents types de document que vous produisez. Vous pourrez traiter plus aisément le flux de documents physiques et le flux de documents numériques. De nombreuses entreprises ont fait ce choix. Il s’agit d’organisations où la production documentaire est à la fois dématérialisée et physique. C’est le cas notamment des sociétés d’assurance.
Comment retenir la technique d’archivage idéale ?
Pour être sûr de mettre en pratique la technique d’archivage, il est recommandé de réaliser un audit par un professionnel. Ce dernier tiendra compte de vos besoins et des spécificités de votre secteur d’activité pour vous proposer l’option la plus intéressante. Dans tous les cas de figure, quelle que soit la méthode retenue, vous devez mettre en place une politique d’archivage. Cela passe par la prise en compte d’un certain nombre de critères.
La nature du document : en fonction de la typologie du document, l’entreprise sera amenée à le sortir souvent ou non pour le consulter.
L’information contenue dans le document : il s’agit de l’information mise en avant par le document. Celle-ci peut orienter vers sur une méthode d’archivage.
Consultation du document : dans la mise en place du plan d’archivage, il est nécessaire de tenir compte de la consultation du document archivé. Vous devez savoir quelles sont les personnes qui le consulteront. Est-ce que plusieurs personnes auront à le consulter simultanément, comme c’est le cas chez les commerciaux ? En cas de consultation fréquente, il peut paraitre plus adéquat d’opter pour une version numérique.
Il est nécessaire que vous sachiez en amont si vous informatiserez une partie de vos archives ou la totalité de celles-ci. Cela dit, une réflexion profonde s’impose pour trouver l’option la plus profitable. Dans certains secteurs d’activité, l’archivage numérique est quasiment un passage obligé. Par exemple, les opérateurs téléphoniques sont tenus d’avoir une version numérique de leurs documents afin de gérer une relation client réactive et efficace.